在香港將 AI 搜尋連接至現有文件系統：如何選擇合作夥伴

甚麼是 AI 搜尋？

你以日常用語輸入或說出所需，AI 搜尋便會找出相符的檔案。你毋須知道檔案名稱或文件編號。

它不是聊天機械人。搜尋會找出文件讓你打開；聊天機械人則會撰寫答案讓你閱讀。

向合作夥伴提出的五個問題

1. 能否配合我們現有的系統？ 你不應需要先搬移檔案。詢問系統如何收錄新增及更新的檔案。

2. 員工是否只會看到他們獲准查看的內容？ 現有的存取權限應該沿用。詢問對方如何測試這一點。

3. 能否支援我們使用的語言？ 檢查英文及中文；如員工會以語音搜尋，亦須檢查廣東話。

4. 推出前會如何測試？ 詢問合作夥伴會進行多少次測試搜尋，以及有多少員工會試用。

5. 我們的數據會去哪裏？ 詢問檔案及搜尋記錄存放在哪裏。如檔案包含個人資料，香港的《個人資料（私隱）條例》很可能適用，因此應及早讓合規團隊參與。

三類合作夥伴

• 現成軟件： 如你的檔案集中在一個它已能連接的現代系統，而且權限簡單，或許適合你。
• 雲端供應商合作夥伴： 如你的系統已在使用該雲端供應商，而它能連接你的文件系統，或許適合你。
• 專業顧問公司： 如你的檔案存放於專門或較舊的系統，或權限複雜，或許適合你。

無論你選擇哪一類，都應提出上述五個問題。

例子：一家國際學校集團

• 之前： 員工需要準確的檔案名稱、文件編號或其他資料才能找到檔案。
• ThinkCol 建立了甚麼： 連接該集團現有文件系統的 AI 搜尋，每五分鐘收錄一次新檔案。
• 員工可以做甚麼： 以輸入文字（英文或中文）、語音（英文、普通話或廣東話），或上載圖片（例如掃描頁面）進行搜尋。結果包括掃描文件、圖則及樓層平面圖，而員工只會看到他們獲准打開的檔案。
• 測試： 推出前，設施管理團隊的 54 名員工參與了試用。

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常見問題

能找到掃描文件及圖則嗎？
可以，前提是系統為此而設。詢問系統如何讀取掃描文字（光學字元識別，即 OCR），以及如何找出圖則。該學校集團的搜尋能找到掃描文件、圖則及樓層平面圖。

我們需要先整理檔案嗎？
不必完全整理。先議定哪些版本是最新的，並列出員工常用的縮寫及地方名稱，讓系統能夠識別。

好的第一步是甚麼？
先由一個團隊及一組文件開始。與該團隊的員工測試後，才擴大推行。

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